课程背景BACKGROUND

想成为上司的得力助手，却不知如何才能做得优秀？看着上司每日繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知如何下手？面对上司，却不知自己在他心目中的价值是多少？辅助上司的工作，很多时候不知道如何去行使“权力”？遇到跨部门的沟通、协调问题，总是困难重重？整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，如何让行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，却苦于没有专项的培训课程？为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理人员的职业化认知水平和实操能力。

课程安排ARRANGEMENT

课程时长

2天，6小时/天

适用对象

有工作经验的行政管理人员

授课方式

启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程收益BENEFITS

1. 掌握行政管理核心技能：系统学习行政管理必备的专业知识，利用AI提升工作效率与质量。

2. 公文写作高手：掌握公文写作的规范与技巧，轻松应对各类公文撰写任务。

3. 会议与活动策划专家：学会策划、组织和管理大型会议与活动，确保每次活动圆满成功。

4. 时间管理大师：掌握高效时间管理技巧，告别忙乱，轻松应对繁重工作。

5. 沟通协调达人：了解不同沟通风格，提升跨部门沟通与协调能力，化解工作中的沟通难题。

6. 企业文化塑造者：掌握企业文化建设的流程与方法，助力企业文化建设与传承。

7. 情绪与压力管理高手：学会管理情绪与压力，保持积极心态，提升工作幸福感。

课程大纲OUTLINE

一、什么是行政？
二、行政的5大职能
三、行政管理工作的特点 — 协与调的艺术
四、重新认识行政管理工作内容
五、基层、中层、高层行政管理工作的重点
六、行政岗位的服务意识
1. 有没有服务意识--服务就是为别人工作！
2. 正确的服务意识--自知之明、善解人意、无微不至、不厌其烦
七、AI协助行政统筹管理
1. AI在行政管理中的应用场景
1）智能日程管理：AI助手优化时间安排与任务分配
2）智能文档管理：AI工具实现文档分类、检索与归档自动化
3）智能会议管理：AI会议记录与总结工具的应用
4）智能数据分析：AI辅助行政决策与资源优化
2. 常用AI工具推荐
案例：《某企业通过AI工具提升行政管理效率的实践》
八、从事务型行政向智慧型行政转型
1. 流程梳理
2. 数据采集
3. 系统建设
4. 数字化转型
5. 智慧型行政
案例：《华为行政发展5阶段》、《美团行政转型历程》

一、办公室管理制度的建立与推行
1. 大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别
2. 如何制定具体的管理制度：5大要素
案例：《固定资产管制度》
二、办公室环境管理
1. 办公环境要素：绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调
2. 5S管理
互动：《现场5S管理》
3. 办公室布置原则：规范与美观的平衡
案例：《这样的办公室，能做得更好些吗？》
三、办公文档、办公设施与日常用品的管理
1. 不同文档的具体管理方法：信件、文书、电子文档、名片等
2. 办公设备和公共设施的日常管理
3. 文具等办公用品的采购和预算
4. 固定资产管理
四、后勤岗位员工创新管理
——难有亮点却容易有纰漏的工作节点：前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志
五、公共关系管理
1. 如何与媒体共舞：自媒体、网络媒体下的新变化
2. 如何与政府沟通：八项规定和六项禁令后
3. 面对突发公关事件的软处理与硬处理

一、公文写作概述
1. 公文的类别和行文关系
2. 公文写作四大原则
3. 公文写作的规范
——格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等
案例：《常见错误解析》
4. 公文逻辑—从线性到结构化思维
1）金字塔结构—从结论说起
2）MECE原则
3）思维导图
4）其它工具：4P、4C、4M1E、5W2H等
二、企业常用公文的写作
工具：《公文写作三段论模板》
1. 通知：《国务院通知》
2. 请示与报告:相同与不同之处
3. 函：邀请函、感谢函、复函等
4. 会议纪要：详细与摘要式记录
5. 工作总结：《外商协会工作总结》的巧妙之处
6. 工作计划：目标的重要性
7. 演讲稿：开头、主体和结尾
8. 新闻写作：倒金字塔结构
三、如何使用DeepSeek协助公文写作
1. AI提示词的技巧
2. AI公文写作公式：设定角色+背景信息+任务目标+输出要求
3. 修改AI公文
案例：《如何让AI写的公文有人味》

一、导致会议低效的原因
1. 企业会议常见的问题
——参而不议，议而不决，决而不行，行而无果
2. 原因如下
——认识不到，重视不够，准备不足，组织不好，技巧不佳，落实不力
二、高效会议前的准备工作
1. 是否需要开会？
案例：生产车间着火了要开什么会？
2. 准备工作的重要性
1）会议准备的5W1H
2）会议准备内容核对单
3）会场布置的准备
4）主持人的4个准备工作
三、成功会议中的五大策略
1. 如何做开场白
情景模拟：主持人的开场白
2. 如何分配发言时间
3. 如何掌握议事进度
4. 如何达成会议决策
1）彼德·德鲁克决策法
2）4种群体决策：权威、少数服从多数、共识、无异议
3）4种团队决策法
案例分析：《工艺重组的讨论会》
5. 如何圆满结束会议
四、如何成为优秀的会议主持人
1. 把控好会议的三个阶段
1）开始阶段 – 热身
2）进行阶段 – 热炒
3）收尾阶段 – 热心
2. 如何应对会议中发生的意外
五、会议记录与会后跟进
1. 会议记录者的功能和胜任条件
2. 对会议记录的建议和归档
3. 如何进行会后跟进
4. 自我评定
5. 如何提高下次会议质量

测试：《你对时间的掌控程度》
一、如何理解时间？
二、时间的四大特性
三、4代时间管理理论
四、时间管理的本质是—自我管理！
五、时间杀手在哪里
案例：《任经理为什么时间不够用？》
六、时间管理的原则
1. 帕累托原则（80、20法则）
2. 优先矩阵原则
3. 优先矩阵的陷阱与时间分配
七、行政管理中，对效益而言，效能、效率和勤恳哪个更重要？
1. 关注效能，要事第一
2. 关注效率，一次做对
3. 关注勤恳，目标牵引
八、时间管理的具体实施
1. 设定事项清单（设定目标）
2. 优先顺序（来源于长期目标！）
3. 时间安排（再次设定完成期限）
4. 具体实施（提高效率）
5. 效果检视（每晚回顾）
练习：《下周的行政工作安排》

一、DISC沟通风格及其优势和局限
诊断测试：《我是哪种沟通风格？》
1. DISC之D型：驾驭型/老虎型
2. DISC之I型：表达型/孔雀型
3. DISC之S型：亲和型/考拉型
4. DISC之C型：分析型/猫头鹰型
案例：《在期限内发送重要文件》
二、分析及总结四种风格沟通策略
小组讨论：《如何与不同风格的人沟通》

一、企业文化的定义
1. 传承性与同化性
案例：《孝道文化和麻将文化》
2. 企业文化的作用：不管理！
二、企业文化的源头
1. 高效激励的结果
2. 激励的基本原则
1）黑白分明
2）奖惩及时
3）正反对称
三、企业文化建设的核心
1. 激励的不对称性
2. 激励的方法
讨论：《如何建立我们的企业文化》
四、企业文化建设的步骤与方法
1. 筹备：从核心价值观到企业文化
2. 启动大会：从企业文化到员工行为准则
工具：企业文化宣传片、员工卡、海报、屏保、公众号等

高效能行政统筹管理

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